Die Projektplanung zeigt wie und wann die Ergebnisse erarbeitet werden. Mit dem roten Pfeil am rechten Rand wird angezeigt, wo wir aktuell stehen.

Im Herbst 2019 ist das Projekt "ePlanung" mit der Initialisierungsphase gestartet. In einem ersten Schritt hat das Projektteam die Prozesslandkarte überprüft und für die Kernprozesse Allgemeine Nutzungs- und Sondernutzungsplanung die einzelnen Prozessschritte festgelegt. Diese Vorarbeiten waren wichtig, um in einem zweiten Schritt die Grobanforderungen für die einzelnen Prozessschritte zu erheben und in der Studie zu beschreiben.
Für die Überprüfung der Grobanforderungen konnte das Projektteam auf die Unterstützung des Echoraums in Form der verwaltungsinternen Konferenz (VIK), auf den Aargauischen Bauverwalterverband sowie den Fachausschuss BVU zählen. An einem virtuellen Meeting – coronabedingt – wurde der Auftrag für die Rückmeldung zu den Grobanforderungen besprochen. Das konstruktive Feedback wurde aufgenommen und in die Studie eingearbeitet. Zusätzlich hat der Verband aargauische Gemeinde-schreiberinnen und Gemeindeschreiber angeboten, im Projekt mitzuarbeiten, wofür das Projektteam an dieser Stelle herzlich dankt.

Es ist dem Projektauftraggeber wichtig, die Anliegen der Gemeinden frühzeitig in die Arbeiten einfliessen zu lassen, da die Gemeinden mit der digitalen Einreichung ihrer Unterlagen massgeblich von den Umsetzungen im Projekt betroffen sind und mit einer erhöhten Transparenz im Verfahrensablauf aber auch profitieren können sollen.

In der Studie werden auch die möglichen Varianten zur Erreichung der Projektziele und der Erfüllung der Anforderungen beschrieben. Dabei hat das Projektteam drei Varianten ausgearbeitet, die es nun vertiefter zu prüfen gilt, um dem Projektausschuss eine Empfehlung abzugeben.

Var1: iGEKO mit eigener Portallösung für die Gemeinden
Für die Einreichung der Planungsgrundlagen und die Zusammenarbeit mit den Gemeinden wird eine eigene Portallösung entwickelt und über eine Schnittstelle mit iGEKO verbunden. Für die systemtechnische Unterstützung der kantonalen Prozesse wird iGEKO optimiert und erweitert.

Var2: iGEKO mit der Portallösung "Mein Konto" für die Gemeinden
Der Unterschied zur Var1 liegt darin, dass für die Anbindung der Gemeinden die Portallösung von "Mein Konto" genutzt und erweitert wird.

Var3: Individualanwendung mit NIKI der ITAG
NIKI (Neue Internetkommunikationsinfrastruktur) ist die neue Plattform für Dienstleistungen und Services über "Mein Konto" und wird für die Bürgerinnen und Bürger, die Gemeinden und den Kanton neue Möglichkeiten bieten. Bei dieser Variante wird ein vollständig neues System auf der grünen Wiese entwickelt. Für die Anbindung der Gemeinden und die Abbildung der kantonalen Prozesse werden bewährte Technologien eingesetzt.

Neben der Aufnahme der Grobanforderungen und die Ausarbeitung der Varianten wurden die Projektziele sowie der Projektauftrag erarbeitet. Letzterer wurde vom Projektteam vorbereitet und am Projektausschussmeeting genehmigt. Unterzeichnet wurde der Projektauftrag vom Departementsvorsteher am 02. Juli 2020. Damit ist das Digitalisierungsprojekt "ePlanung" formell gestartet.

Und es geht doch…
Was vor drei Monaten noch undenkbar war, wurde über Nacht zur Realität. Ab Mitte März arbeitete das Projektteam im Homeoffice. Als Projektleiter freut es mich, Sie darüber zu informieren, dass wir dadurch keine Verzögerungen im Projektplan erfahren haben. Meetings, Aufträge und Abstimmungen konnten mit virtuellen Meetings durchgeführt bzw. besprochen werden.

In der Konzeptphase geht es darum, die Grobanforderungen zu detaillieren und zu konkretisieren. Dafür setzt das Projektteam das Konzept der User Stories ein. Mit Hilfe einer Vorlage können die Vor- und Nachbedingungen eines Geschäftsvorfalls, die einzelnen Teilschritte des Vorfalls sowie die dazugehörigen Regeln beschrieben werden. Diese Arbeiten sind ein wichtiges Ergebnis für die Ausschreibung zur Evaluation des Umsetzungspartners und bilden später die Grundlage für die eigentliche Umsetzung. Die Beschreibungen erfolgen entlang der Prozessschritte in der Prozesslandkarte.
Sobald die ersten Detailbeschreibungen in Form von User Stories vorliegen, werden diese den Vertretern der Gemeinden und dem Echoraum VIK spezifisch vorgestellt. Das heisst, dass das Projektteam insbesondere auch in der Konzeptphase auf Ihre wertvolle Mithilfe zur Qualitätssicherung der Arbeiten angewiesen ist.

Daneben werden in der Konzeptphase die Unterlagen und Dokumente für die Ausschreibung vorbereitet.

Herbst 2020
Erste Besprechung der User Stories mit Gemeindevertretern und Echoraum VIK

Q1 und Q2 2021
Weitere Abstimmungen zu den User Stories mit Gemeindevertretern und Echoraum VIK

Haben Sie Fragen oder Anregungen zum Vorgehen, zum Stand, zur Projektplanung, zur Mitwirkung, zu den Zielen oder zum Projektauftrag? Bitte zögern Sie nicht, sich bei der Projektleitung zu melden.

Möchten Sie weitere Informationen zum Projekt, wollen Sie Ihre Mitarbeitenden oder ein Gremium aus ersten Hand über das Projekt orientieren?
Die Projektleitung unterstützt Sie in diesem Anliegen und steht Ihnen zur Verfügung.